Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z wieloma obowiązkami jego właściciela – zarówno tych podstawowych, które mają na celu rozwój firmy i skuteczna walkę z konkurencją, jak również dodatkowych, które są narzucone przez polskie prawo. Jednym z tych najważniejszych obowiązków jest przechowywanie dokumentacji, którym jednak nie musisz zajmować się samodzielnie. Sprawdźmy dlaczego jest to obowiązek i w jaki sposób najlepiej zadbać o archiwizację akt, umów czy pism.

Przechowywanie dokumentacji – obowiązkowe w każdej firmie!

Jak się okazuje przechowywanie dokumentacji jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy – niezależnie od tego, jaki rodzaj firmy prowadzisz, jaka jest jej wielkość czy cel, musisz sprawić, aby Twoje pisma i umowy były odpowiednio archiwizowane. I to przez konkretny, wskazany w ustawie okres! Może to być zarówno 5 lat (np. dla dokumentów księgowych), jak i 50 lat (dla akt pracowników). Niestety, z obowiązkiem tym wiąże się kilka problemów – przede wszystkim stworzenie stosownego archiwum dokumentów jest kosztowne i czasochłonne, w związku z czym nie mogą sobie na to pozwolić wszyscy przedsiębiorcy. Jest jednak doskonała alternatywa!

Zewnętrzne archiwum dokumentów – sposób na bezpieczne przechowywanie dokumentacji

Jeżeli chcesz archiwizować dokumenty w sposób profesjonalny i zgodny z prawem, możesz nawiązać współpracę z firmą outsourcingową, która zadba o to za Ciebie. Na rynku funkcjonuje wiele takich przedsiębiorstw, które posiadają własne, bardzo duże archiwa dokumentów, w których zadbano o odpowiednią temperaturę czy wilgotność pomieszczenia. Dzięki temu możliwe jest przechowywanie różnego rodzaju akt nawet na przestrzeni kilkudziesięciu lat. Jakie korzyści niesie za sobą taka współpraca?

Po pierwsze – dostosowanie się do norm prawnych

Korzystając z zewnętrznych archiwów dokumentów masz pewność tego, że Twoje akta będą przechowywane przez określony czas w najlepszych możliwych warunkach. W ten sposób nawet po kilkudziesięciu latach będzie możliwość z ich korzystania. Dzięki temu spełniasz wszelkie wymogi, jakie narzuca na Twoją firmę polskie prawo i nie musisz obawiać się negatywnych konsekwencji, jakie wiążą się z niedopilnowaniem tej kwestii.

Po drugie – porządek w dokumentach

Korzystając z profesjonalnego archiwum dokumentów masz pewność, że przechowywana dokumentacja będzie uporządkowana i dostęp do poszczególnych informacji będzie szybszy i łatwiejszy niż dotychczas. Dzięki temu Twoja firma będzie mogła sprawnie funkcjonować, a w przypadku konieczności skorzystania z jakichkolwiek pism czy umów, zyskasz do nich błyskawiczny i niczym nieograniczony dostęp.

Po trzecie – bezpieczeństwo danych

Decydując się na przechowywanie dokumentacji przez specjalistów, masz również pewność tego, że będą one w pełni bezpieczne – zewnętrzne firmy korzystają z zaawansowanych systemów zabezpieczeń, dzięki czemu do akt masz dostęp tylko Ty. Nie trafią więc one w niepowołane ręce, co mogłoby mieć bardzo negatywne skutki dla prowadzonej przez Ciebie działalności.

Po czwarte – oszczędność czasu i pieniędzy

No i na koniec coś bardzo istotnego dla wielu przedsiębiorców, a więc oszczędności. I to zarówno te związane z optymalizacją kosztów, jak również zaoszczędzonym czasem. Specjaliści zajmą się wszystkim za Ciebie i odciążą Cię od żmudnego obowiązku, a Ty będziesz mógł skupić się na swojej podstawowej działalności.

Znajdź więc odpowiednią firmę, która w stu procentach zadba o Twoje potrzeby – w celu weryfikacji jej profesjonalizmu zapoznaj się dokładnie z ofertą, sprawdź doświadczenie i kwalifikacje, a także poznaj opinie dotychczasowych klientów. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wybrałeś prawidłowo!